○三宅村文書管理規程
平成24年3月29日
訓令第4号
三宅村文書管理規程(昭和47年三宅村規程第7号)の全部を改める。
(通則)
第1条 三宅村(以下「村」という。)の文書等の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この規程の定めるところによる。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 主管課 三宅村組織条例(平成24年三宅村条例第5号)に規定する課をいう。
(4) 審議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決定のための案を記載した文書(以下「起案文書」という。)について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。
(5) 審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。
(6) 協議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。
(文書等の取扱いの基本)
第3条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(文書取扱主任の任免)
第4条 課に文書取扱主任を置く。ただし、課長が文書取扱主任を置く必要がないと認める課については、この限りでない。
2 文書取扱主任は、課長が任免する。
3 課長は、文書取扱主任の任免があったときは、速やかに総務課長(以下「文書担当課長」という。)に通知するものとする。
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、上司の命を受け、その属する課における次の事務に従事する。
(1) 文書等の取得、配付及び処理の促進に関すること。
(2) 起案文書の審査に関すること。
(3) 法規の調査及び解釈に関すること。
(4) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
(5) その他文書の取扱に関し必要なこと。
(文書担当課長の職務)
第6条 文書担当課長は、文書及びこれに付随する物品の収発の事務を管理統制する。
2 文書担当課長は、文書係長を任免し、各課の文書事務取扱い状況に関して、随時調査及び文書事務が適正円滑に処理されるよう指示することができる。
(文書主管課)
第7条 文書の受付、配送、集配は、総務課で行うものとする。
(帳票等)
第8条 文書の取扱いに必要な帳票等は、次のとおりとする。
(1) 文書収受簿(様式第1号)
(2) 文書経由簿(様式第2号)
(3) 特殊文書収受簿(様式第3号)
(4) 料金後納郵便物差出票(様式第4号)
(5) 起案書 甲(様式第5号)
(6) 起案書 乙(様式第6号)
(文書記号及び文書番号)
第9条 文書は、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(1) 記号は、作成した日の属する会計年度の数字と、「三」の文字を冠して当該課を表す原則として3以内の文字とを合わせた記号(以下「文書記号」という。)を表示する。
(2) 番号は、毎年4月1日以降第1号から一連番号による文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し始め、翌年3月31日に止めるものとする。
(3) 前2号の規定にかかわらず、訴訟、工事、契約等に係る文書等でそれらの事案の発端となった文書等と一件態として管理する必要があるものを作成し、又は取得した場合において、特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、課長は、当該文書等について、文書担当課長の承認を得て、その事案の発端となった文書等の文書番号の枝番号を用いることができる。
(文書類の収受)
第10条 到着した文書類は、すべて文書担当課長が収受するものとする。
2 文書担当課長は、前項の規定により収受した文書のうち村長、副村長又は村宛てに文書(親展(秘))文書その他の開封と不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。
3 文書担当課長は、第1項の規定により収受した文書(村長又は副村長宛ての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を主管課長又は文書取扱主任に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に村長又は副村長の閲覧を受けるものとする。
番号 | 文書の種別 | 処理方法 |
1 | 村長又は副村長宛ての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書 | 封筒に三宅村収受印(以下「村収受印」という。)を押し、特殊文書収受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領した職員の受領印を受けた上、主管課長又は文書取扱主任に配布する。 |
2 | 特殊郵便(一般書留、簡易書留、現金書留、特定記録、配達証明、内容証明、戸籍関係、代金引換及び特別送達の取扱いを含む。以下この項において同じ。)又は民間事業者による新書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留扱いに準ずるものとして村長が定めるものによる文書(以下「書留扱い等による文書」という。) | イ 封筒の余白に村収受印を押し、特殊文書収受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領した職員の受領印を受けた上、主管課長又は文書取扱主任に配布する。 ロ 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているものについては、イの処理をするほか、特殊文書収受簿の摘要欄に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数。以下同じ。)を記載する。 |
3 | 開封した文書のうち、収受の日時が権利の得喪及び変更にかかわると認められるもの | 封筒の余白に村収受印を押し、到達日時を明記して、特殊文書収受簿に当該文書に係る所要事項に記載し、受領した職員の受領印を受けた上、主管課長又は文書取扱主任に配布する。 |
4 | 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているもの(第2号に該当するものを除く。) | 封筒の余白に村収受印を押し、特殊文書収受簿に当該文書に係る所要事項と摘要欄に金額を記載し、受領した職員の受領印を受けた上、主管課長又は文書取扱主任に配布する。 |
5 | 開封した文書のうち、第2号から前号までに該当しないもの | 主管課長又は文書取扱主任に配布する。 |
6 | 村長、副村長又は村宛ての文書以外の文書(第2号に該当するものを除く。) | 開封しないでそのまま主管課長又は文書取扱主任に配布する。 |
5 二課以上に関連する文書類は、最も関係の深い課に決定し、処理をしなければならない。
(1) 文書の収受番号
(2) 文書の発年月日
(3) 文書の件名
(4) 発信者名
(5) 収受の日時が権利の得失に関係ある文書及び電報については、その収受時刻
2 経由文書は、文書経由簿に所要事項を記載し、文書経由印を押して登録する。
(登録を要しない文書の取扱い)
第12条 収受すべき文書のうち、次に掲げるものについては、第10条第1項第2号から第4号までの規定による処理及び前条の規定による登録を省略することができる。ただし、第10条第1項第1号から第3号までに掲げるものについては、文書又は封筒に収受日付印を押さなければならない。
(1) 通知書、案内書その他これに類するもので軽易と認められるもの
(2) 基本台帳に関する届書、申請書、通知書
(3) 新聞、雑誌その他これらに類するもの
(4) 広告物その他これに類するもの
(5) 前各号に定めるもののほか、保管の必要を認めないもの
2 軽易なもので一時に多数を収受する文書類又は直接主管課で収受する必要のある文書類は、前項の規定にかかわらず、文書担当課長の承認を得て、主管課で収受して処理することができる。
(配付)
第14条 収受した文書類は、総務課から主管課へ配付する。
2 前項の規定にかかわらず、重要異例又は機宜の取扱いを要すると認められるものは、配付前に村長又は副村長の閲覧を受けるものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、現金又は有価証券等は、会計管理者又は主管課の文書取扱主任に、また、書留の取扱いになっている親展文書は、受信者又は主管課の文書取扱主任に直接配付し、受領印を特殊文書収受簿に受けなければならない。
(配付を受けた文書の取扱い)
第15条 文書取扱主任は、収受文書の配付を受けたときは、文書を点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確かめた後、押印して主管課長の閲覧に供しなければならない。
(親展文書の取扱い)
第16条 文書取扱主任は、親展文書の配付を受けたとき、直ちに受信者に回付しなければならない。
2 前項の規定により配付を受けた親展文書の受信者は、文書の閲覧を終わったときは、秘密のものを除き文書取扱主任に返付しなければならない。
3 文書取扱主任は、前項の規定により文書の返付を受けたときは、速やかに総務課に回付しなければならない。
(他の課に関係ある文書)
第17条 主管課長は、他の課に関係がある文書の配付を受けたときは、速やかに関係がある課(以下「関係課」という。)に連絡しなければならない。
(転送の禁止)
第18条 配布を受けた文書類で、当該主管課の主観に属さないものは、直ちに総務課に返付し、各課で相互に転送してはならない。
(処理期日)
第19条 主管課長は、すみやかに配付文書の処理を完了させなければならない。
2 回答又は報告を要する文書であって期日があるものは、指定期日までに先方に到着するよう、処理させなければならない。
(事案処理と起案書)
第20条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 意思決定を行う権限のある者の決裁を受ける文書(以下「決裁文書」という。)は、すべて起案文書を用いなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、これによらないことができる。
(1) 定例のもので一定の薄冊により処理できるもの
(2) 軽易なもので付せん又は文書の余白で処理できるもの
(3) 単に上司の閲覧に供するだけで足りるもの及び別に定めのあるもの
(文書の作成)
第21条 起案文書は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 文書の内容は、適法なものとすること
(2) 文書は、適切な内容を備え、十分な効果をあげられるようにすること
(3) 文書は、口語体で常用漢字、現代仮名遣い、送り仮名の付け方を用いるほか、正しい用字用語を用いること
(4) 文書は、意思を正しく、やさしく表現すること
(5) 文書には、内容のよくわかる標題を付け、必要により起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書、参考資料を添えること
(6) 公布を要する文書は、公布文ともに記載すること
(7) 2課以上に関係するときは、関係の最も深い課で起案し、関係課に合議すること
(8) 同一議案で決裁を重ねるものは、その完結に至るまで関係文書を添えること。ただし、要領を記入して添付を省略することができるものは、この限りではない
(9) 経由を必要とするものは、経由先を明示すること
(10) 加除訂正したときは、その箇所に起案者の認め印をおすこと
(11) 施行日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること
(起案の要領)
第22条 起案は、起案書を用い、上司の指示に従い次の各号により作成しなければならない。
(1) 起案書は、左横書き、常用漢字、現代仮名遣い、送り仮名の付け方、アラビア数字をもって作成すること
(2) 起案は、1事案につき1起案とする
(3) 起案書には件名を標記し、本文理由、経過及び参考事項等の順に簡潔に記載し、内容が複雑なときは、つとめて箇条書きにすること
(4) 事案の性質により「至急」、「様式指定」、「秘」等を施工・取扱上の注意欄に表示しなければならない
(添付文書)
第23条 収受文書に基づいて処理した決裁文書には、当該収受文書を必ず添えなければならない。
(合議)
第24条 事案の処理、施行が他の課に直接関係のある文書は、当該関係課に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項は、関係課への合議を省略することができる。
2 主管課長は、前項ただし書の規定により合議を省略したときは、直ちに決定又は処理した事項を関係課に通知し、又は連絡しなければならない。
(合議に対する処理等)
第25条 前条の規定により合議を受けた関係課長は、速やかに同意、不同意を決定し、合議事項に異議があるときは、主管課長に協議し、なお、協議が整わないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。
2 合議をした文書で、その後起案の文意が変更され、又は否決されたものは、その旨を合議済の関係課長に通知しなければならない。
(未処理文書の整理)
第26条 担当者は、未処理文書及び未完結文書があるときは、常に処理状況がわかるように整理して、所定のところに保管しなければならない。
(文書の審査)
第27条 文書係長は、村長決裁、副村長専決の起案文書の供覧を受けたときは、当該文書について、第23条に規定する事項その他必要な事項の審査を行い、審査が終わったときは起案書の所定欄に認め印を押さなければならない。
2 文書係長は、前項の規定による審査の結果、当該文書の内容にあやまりを認めたときは、起案の主旨に反しない限り、適宜修正することができる。この場合、修正したものは修正箇所に認め印を押さなければならない。
(文書の決裁)
第28条 前条第1項の規定による文書係長の審査が終わらない文書は、村長等の決裁を受けることができない。
2 文書係長は、前条第1項の規定による審査が終わった文書について、村長決裁文書、副村長専決文書に区分し、副村長、村長の順に供覧して決裁を受けなければならない。
(浄書)
第29条 施行する文書は、主管課において浄書するものとする。
(1) 法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、村名又は役場名
(2) 対内文書等にあっては、特に重要なものを除き、副村長、課長(室長及び事務長等を含む。以下この項において同じ。)名
(3) 対外文書等のうち、本村の課長名あての照会その他に対する回答文書等でその内容が課長の決裁する事案にあっては、当該課長名
2 対内文書等は、職名のみを用い、氏名は省略することができる。
(文書の施行日)
第31条 文書の施行日は、主管課長が定めなくてはならない。ただし、施行日を指定するする必要のないものは、文書担当課長がこれを定める。
(公印)
第32条 施行する文書は、三宅村公印規程(昭和39年三宅村規程第34号)の規定により管主者の照合を受け公印をおさなければならない。ただし、軽易な文書その他で公印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。
(文書の発送)
第33条 施行する文書は、すべて総務課で発送する。
2 主管課は、施行する文書のうち郵送するものは、あて先及び主管課係名を記載した封筒に入れ、総務課に回付しなければならない。また、使送を要するものは、あて先を記載し、散逸しないように整え、総務課に回付しなければならない。
3 小包は、主管課において包装し、前項の規定により総務課に回付しなければならない。
4 前2項に規定する文書又は小包について、緊急その他やむを得ない理由により、主管課で直接発送する必要のあるもの又は発送先が多数に及ぶもの等については、文書担当課長と主管課長が協議して主管課において発送することができる。
(経由文書の取扱い)
第34条 第11条の規定により登録した経由文書は、決裁のうえ発送する。
(施行の記録)
第35条 文書の施行が完了したときは、主管課において起案書及に完結年月日を記入しなければならない。
(電報の取扱い)
第36条 電報は、総務課で発信する。ただし、急施やむを得ない場合は、主管課において発信することができる。この場合にあっては、事後直ちに総務課に連絡し、必要な手続をとらなければならない。
(文書整備の原則)
第37条 文書は、三宅村文書保存規程(昭和39年三宅村訓令第1号)の規定に基づいて保存しなければならない。
(保存年限の起算日)
第38条 文書の保存年限は、文書の完了した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、出納の証拠書類は、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度4月1日からとする。
(文書の保管)
第39条 完結文書は、主管課において、必要により活用することができるように保管しなければならない。
2 前項の規定による文書の保管には、ファイルを使用するものとする。ただし、ファイルに保管できない文書は、この限りでない。
(ファイル基準表等の作成)
第40条 主管課長は、文書を系統的に管理するために、ファイル基準表及びファイル基準総括表を作成しなければならない。
2 主管課長は、毎年4月末日までにファイル基準表及びファイル基準総括表を2部作成し、1部は主管課が管理し、1部は文書担当課長に提出するものとする。
(書庫)
第41条 文書を保存するため、書庫を設置する。
2 書庫は、文書担当課長が管理する。
(文書の引継ぎ及び移替え)
第42条 主管課長は、課において保管する必要のなくなった文書で、引続き保管すべきものについては、保存年限別に区分し、ファイル基準表の記載順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継ぎ番号を記入し、文書担当課長に引き継がなければならない。
2 文書担当課長は、前項の規定による引継ぎを行う場合は、個別フォルダーごと保存期間別の文書保存箱に移し替え、ファイル基準表に当該移し替えた文書保存箱の番号を記入するものとする。
3 文書担当課長は、前項の規定により移し替えた文書保存箱を保存年限別に整理して書庫で保存するものとする。
(閲覧の禁止事項)
第43条 閲覧者は、保存文書を抜き取り、取り替え若しくは訂正してはならない。
(保存文書の紛失等)
第44条 保存文書の紛失し、又は汚損したとき、閲覧者は、速やかに主管課長に報告しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第45条 文書担当課長は、毎年4月末日までに保存期限を経過した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、文書担当課長は、当該廃棄する保存文書の主管課長に協議するものとする。
2 保存期間が1年の文書で保存期間を満了したものは、主管課長が毎年4月末日までに廃棄するものとする。
(文書廃棄上の留意事項)
第46条 廃棄する文書で秘密に属するもの、他に悪用されるおそれのあると認めるものは、その全部若しくは一部を塗り消し、切断し、又は焼却する等適当な方法で処理しなければならない。
(例外規定)
第47条 文書担当課長は、文書取扱いについて、この規程に定めるところによることができない場合は、村長の承認を受けてこの規程以外の方法により処理することができる。
(補則)
第48条 この規程の施行に関し必要な事項は、文書担当課長が定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第5号)
この規程は、令和3年6月1日から施行する。
